Les avantages d'un manuel de procédures
Les procédures doivent être :
- D’un accès rapide et donc clairs
- D’une lecture courante, et donc concrètes ;
- D’un contenu explicite, et donc précises ;
- Continuellement mise à jour, et donc réalistes.
Démarche de CFRAUDIT:
Notre approche est basée sur les étapes suivantes :
- Phase de diagnostic et d’évaluation de l’existant : Cette phase doit couvrir aussi bien les structures que les procédures en vigueur au sein de la Société et consiste en une analyse critique des circuits des documents en vigueur, sanctionnée par la remise d’un rapport de diagnostic retraçant toutes les défaillances constatées ainsi que les recommandations d’amélioration. Ce rapport de diagnostic devant faire l’objet d’une discussion avec le comité ad hoc créé à cet effet.
- Phase d’élaboration d’un manuel de procédures : Cette phase comprend les travaux de conception des améliorations à apporter à l’organisation et à la répartition des tâches telles que validées à l’issue de la phase de diagnostic. Elle comprend également, la conception des fiches de fonctions, des procédures et des supports d’informations qui s’y rattachent, aboutissant ainsi à l’élaboration d’un projet de manuel de procédures à mettre en place.
Le manuel de procédures tiendra compte des choix en matière informatique. Votre fournisseur informatique aura à développer les besoins déjà existants ou allant naître en menus d’application pour que le système informatique puisse s’adapter aux besoins de la société.Le manuel de procédures sera conçu en fonction des priorités fixées par la Direction Générale et portera généralement sur les modules suivants :- Module Général (conception de l’organigramme cible)
- Module Exploitation
- Module financier et expert-comptable
- Module de gestion des ressources humaines
- Procédures de contrôle de gestion
- Phase de mise en place et formation des utilisateurs : Au niveau de cette phase, il sera procédé à la vulgarisation par partie, des structures et procédures au profit du personnel en charge, par le biais de séminaires de formation.Les difficultés qui résulteraient éventuellement de l’application du manuel de procédures seront revues dans leurs intégralités afin de les solutionner.Au terme de cette phase, et une fois que le personnel en charge a bien assimilé la partie du manuel qui le concerne, nous remettons à la Direction Générale le module ou la partie en question dans sa version définitive.
- Phase de suivi et de contrôle d’application : Il sera procédé, par la suite, à des tests d’application afin de s’assurer de la bonne application des procédures consignées dans le manuel.
Qu’est-ce que le manuel comptable ?
Le manuel de l’entreprise décrit particulièrement l’organisation comptable de l’entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés.
CFR AUDIT est un cabinet d’audit qui vise à transférer l’expérience acquise par ses professionnels dans des contextes internationaux et les petites et moyennes entreprises.
Nos services sont destinés aux entreprises qui soumettent leurs données comptables et leurs états financiers à un contrôle externe.
Plan de CFR AUDIT:
Le manuel comptable doit traiter des aspects suivants :
- Volet organisation : Organisation du service comptable
- Place du service comptable dans l’organigramme général de l’entreprise
- Organigramme du service comptable
- Fiche de fonction du personnel comptable
- Grille de séparation des tâches incompatibles
- Volet procédures : Les procédures comptables
- Définir pour chaque processus :
- Les Procédures de collecte des informations
- Les Procédures de saisie et de traitement des informations
- Les Procédures de contrôle, de validation et de clôture des enregistrements
- Procédures de justification des comptes et des travaux d’inventaire
- Procédures d’élaboration et de présentation des états financiers
- Définir pour chaque processus :
- Volet Plan comptable annoté : élaboration d’un plan comptable annoté définissant les règles de fonctionnement, de justification et de contrôle des différents comptes
- Volet Livres comptables : règles de forme et de fonds de tenue des livres comptables :
- Le journal général
- Le livre d’inventaire
- Volet états financiers : modèles adoptés des états financiers
- Volet Archivage des documents comptables : définition des règles de codification, des délais et des conditions d’archivage des livres et des pièces comptables.
- Volet optimisation du paramétrage du logiciel : amélioration des paramètres initialisés dans le logiciel dans le but d’assurer une mise en place réussite du manuel et une meilleure exploitation des fonctionnalités offertes par le logiciel comptable.